電話とFAXの配車管理が崩壊した日｜記録が残らない手配の危うさ

顔の見えない現場の配車を、遠隔で回していた

リフォーム現場から出る廃棄物の回収を、遠隔で手配するのが私の役割でした。依頼が来て、現地の業者へこの日に行ってくださいとつなぐ。現場も業者も離れた場所にいるので、顔を合わせないまま回収を成立させます。

そして、その依頼の入り口がFAXでした。FAXで来た依頼を見て、私が電話で業者へ手配する。つながりは電話とFAXだけ。この一点が、のちに牙をむきます。

土曜回収の依頼と、一本の電話

ある日、土曜回収の依頼が入りました。中身は2つ。混合廃棄物の回収と、石綿を含むものの処分です。

石綿を含むものだけは、その日は受け入れ先が開いていませんでした。そこで先方から、その分だけ月曜へずらしてほしいと連絡がありました。私は「石綿は月曜、混合は予定どおり土曜」と電話で確認しました。確認した、つもりでした。

「それ、月曜に変更でしたよね」

土曜当日、私は休みでした。そこへお客様から電話が入ります。「まだ回収に来ていないんですけど、いつ来ますか」。

確認して折り返しますと伝えて、業者へ電話。出ません。事務所も出ません。何度もかけて、やっとつながりました。今日の回収の件だと伝えると、返ってきたのがこの一言でした。

「それ、月曜に変更でしたよね」

月曜なのは石綿の分だけで、混合は土曜のはずでした。しかし相手は全部が月曜だと理解していました。**完全に言った・言わないです。そして、証拠が何も残っていませんでした。** 電話とFAXしか使っていなかったからです。

お客様は、自分の軽トラで二往復した

今からでも回収に行けないかとお願いしましたが、その日はもう配車が終わっていて動けないとのことでした。

お客様へ電話し、手配ができていなかったことを謝りました。返ってきたのは怒号です。現場は遠方で、私はすぐには動けません。明日の朝いちばんでと言っても、もう片付けて帰らなければならないと言われました。

最後にお客様はこう言いました。「もういい。自分で持って帰るよ」。そして軽トラックで二往復し、自分のところへ運んでいきました。翌日、私は車を飛ばして現場へ行き、直接会って謝りました。次から気をつけてね、ともう一度だけ、と言ってもらえました。

本当の犯人は、連絡手段だった

直接の原因は、私と業者の行き違いです。そこは反省するしかありません。ただ、本当の犯人はそこではないと思っています。

もしメールやチャットで一言でも残っていれば、当日その記録を示して、なんとか動いてもらえたかもしれません。

電話とFAXは確かに速い。**でも、速いだけです。** 記録が残らず、後から追えない。そして何より怖いのは、内容を分かっているのが自分だけになることです。即効性に安心してはいけませんでした。

AIと一緒に、配車の仕組みを作り直した

同じ思いはしないと決めて、プログラミングの専門家ではない自分が、AIと一緒に配車管理の仕組みを作りました。特別なことはしていません。記録が残り、状態が見えるようにしただけです。

事務員も業者もお客様も、負担が減りました。あの土曜はもうごめんですが、教訓は仕組みとして残りました。

速さより、残ること・見えること

あの日から学んだのは3つです。

電話とFAXの即効性は本物ですが、残らない・見えない・自分しか知らないが、いつか牙をむきます。連絡は後から追える形で残す。それだけで土壇場の打ち手が増えます。

そして、DXはかっこいいシステムの話ではないと思っています。**あの土曜の電話を二度と受けないための、地味な仕組みのこと**です。